Convenant Braille Autoriteit voor de Nederlandse taal

1 PREAMBULE

Ondergetekenden, zijnde de bedrijven en non-profitorganisaties, hierna genoemd “Convenanthouders”, die intensief met elkaar willen samenwerken om verbeterde afspraken over consistente en kwalitatief hoogwaardige brailleproducten t.b.v. braillegebruikers in het Nederlandse taalgebied te realiseren;

IN AANMERKING NEMENDE DAT:

  • Het onderwerp van deze samenwerkingsovereenkomst het produceren en het gebruik van het brailleschrift in alle denkbare verschijningsvormen omvat;
  • Standaardisatie zowel het vervaardigen als het gebruik van brailleproducten bevordert;
  • Standaardisatie ook de vastlegging van productrichtlijnen en formaten voor de brailleboeken en -documenten betreft;
  • De vast te stellen standaarden en richtlijnen maximaal zullen aansluiten bij internationaal erkende standaarden;
  • Betrokken organisaties Vlaamse en Nederlandse groepen zijn, die een aanwijsbare expertise hebben gerelateerd aan braille door:
    1. Aanwezigheid van beroepskrachten bezig met braille,
    2. Ervaringsdeskundigheid,
    3. Strategische expertise;
  • De samenwerking door de Convenanthouders tot doel heeft voor langere termijn effectieve, breed gedragen standaarden te creëren voor brailleschrift, ook voor bijzondere toepassingen zoals muziek en wiskunde, en dit voor het hele Nederlandse taalgebied;
  • De Convenanthouders zich gebonden weten door de vastgestelde standaarden en richtlijnen en de consequenties van een eventueel niet-respecteren ervan zullen aanvaarden;
  • Met de ondertekening van deze overeenkomst met de naam “Convenant Braille Autoriteit voor de Nederlandse taal”, hierna genoemd “Convenant”, de gemeenschappelijke standaardisatie-activiteit door de Convenanthouders aanvangt per ondertekeningsdatum onder de naam “Braille Autoriteit”;
  • De gegevens van de Convenanthouders met naam en onderschrijvingsdatum, samen met de inhoud van het Convenant, worden gepubliceerd op de website van de Braille Autoriteit;

VERKLAREN CONVENANTHOUDERS TE ZIJN OVEREENGEKOMEN ALS VOLGT:

2 DOELSTELLING

Convenanthouders richten gezamenlijk de Braille Autoriteit op om de volgende doelen na te streven:

  • Het ontwikkelen en vastleggen van de braillestandaarden.
  • Het uitbrengen van een braillekeurmerk met een bijbehorende kwaliteitsmonitor.
  • Het verspreiden van de kennis over en van het brailleschrift in al zijn aspecten.
  • Het waarborgen van de betrokkenheid van de braillegebruikers.

3 UITWERKING VAN DE DOELEN

Standaardisatie

  • In onderling overleg worden door de Braille Autoriteit de braillestandaarden en -richtlijnen, hierna genoemd “Standaarden & Richtlijnen”, ontwikkeld op basis van onderlinge samenwerking en commitment en via vooraf opgestelde wijzigings- en governance procedures voor het initiëren, beoordelen en goedkeuren van wijzigingsverzoeken.
  • Standaarden & Richtlijnen worden voor vaststelling door de werkgroepen voorgedragen aan het Besluitvormend comité van de Braille Autoriteit.
  • De op de website van de Braille Autoriteit gepubliceerde Standaarden & Richtlijnen worden/zijn de enige actuele versies van de beschikbare standaarden voor de diverse toepassingsgebieden voor braille onder de verantwoordelijkheid van de Braille Autoriteit met als startstandaard de versie uit 2005.
  • Informatie over vastgestelde Standaarden & Richtlijnen zal voor andere organisaties en particulieren toegankelijk zijn via de website van de Braille Autoriteit.
  • Convenanthouders passen de Standaarden & Richtlijnen toe in hun producten volgens de ‘pas toe of leg uit’-verplichting.
  • Convenanthouders dragen de Standaarden & Richtlijnen actief uit.
  • Brailleproducten die voldoen aan de Standaarden & Richtlijnen mogen het tekstkenmerk dragen “Voldoet aan richtlijnen Braille Autoriteit <versieaanduiding>”.
  • De versieaanduiding vermeldt de subset van de Standaarden & Richtlijnen en de (jaar)code van de gehanteerde standaard. Een voorbeeld van een versieaanduiding is: “6-punts 2017.1”.

Keurmerk

  • De Braille Autoriteit is eigenaar van het keurmerk aangeduid met onderstaand logo:
  • Alle deelnemende partijen maken middels het keurmerklogo in de reguliere uitingen kenbaar dat zij de Standaarden & Richtlijnen van de Braille Autoriteit hanteren of hebben toegepast in het product dat dit keurmerklogo vermeldt.
  • Het keurmerklogo kan als grafisch bestand gedownload worden van de website. Het mag echter enkel met toestemming van de Braille Autoriteit op de eigen website(s) en in producten gebruikt worden.

Kwaliteitsmonitor

  • De kwaliteitsmonitor is bedoeld om de brailleproductie duurzaam te laten voldoen aan de Standaarden & Richtlijnen van de Braille Autoriteit.
  • Alle Convenanthouders, die brailleproducten produceren en/of distribueren, hanteren een interne aan de eigen organisatie gebonden klachtenregeling/-procedure.
  • Convenanthouders rapporteren halfjaarlijks, t.w. in januari en juli, schriftelijk over de ingediende klachten gedurende het voorgaande halfjaar aan het Besluitvormend comité in de vorm van een geanonimiseerd overzicht van de klachten gegroepeerd per thema. De wijze waarop Convenanthouder de klachten heeft opgelost maakt deel uit van de rapportage aan de Braille Autoriteit.
  • Er worden alleen klachten gerapporteerd die betrekking hebben op de productie van de brailleproducten onder de werking van de Standaarden & Richtlijnen van de Braille Autoriteit.
  • Producenten worden door de Braille Autoriteit tijdig verzocht de kwaliteitsmonitor in te vullen. Het Besluitvormend comité beoordeelt de rapportages en kan zo nodig aanvullende informatie opvragen.
  • De Braille Autoriteit kan de betreffende organisatie vragen te komen tot een kwaliteit verbeterplan, waarbij in samenspraak met de producent een realisatietermijn wordt afgesproken. Ook deze afspraken worden gepubliceerd op de website van de Braille Autoriteit.
  • De Braille Autoriteit publiceert de resultaten van de kwaliteitsmonitor op haar website met als doel kwaliteitverhogende stappen aan te bevelen en ultimo ter verbetering van de Standaarden & Richtlijnen.

Publicaties en informatievoorziening

  • De website braille-autoriteit.org is de officiële website van de Braille Autoriteit. Deze website voldoet aan de W3C-toegankelijkheidsrichtlijnen (WCAG).
  • Op braille-autoriteit.org wordt alle relevante informatie gepubliceerd omtrent de Standaarden & Richtlijnen van het produceren en het gebruik van de brailleproducten.
  • Braille Autoriteit overlegt inzake haar marketingcommunicatie desgewenst met Convenanthouders en dan met name met de dienstverleners Bibliotheek Passend Lezen en Luisterpuntbibliotheek met het oog op zorgvuldig verwachtingsmanagement bij braille-gebruikers.

Betrokkenheid braillegebruikers

De deelnemende organisaties hechten er veel waarde aan dat braille-gebruikers betrokken zijn bij de totstandkoming van de Standaarden & Richtlijnen. Deze betrokkenheid is als volgt gewaarborgd:

  • Vertegenwoordigers van gebruikersgroepen (zoals in Nederland: Vereniging Onbeperkt Lezen, Oogvereniging, Lezersraad Aangepast Lezen en in Vlaanderen: Slechtzienden en Blinden Platform Vlaanderen (SBPV) en Gebruikersraad Luisterpunt) kunnen actief deelnemen in de werkgroepen.
  • Standaarden & Richtlijnen kunnen worden voorgelegd aan georganiseerde gebruikersgroepen, die op die manier fungeren als adviserend orgaan.
  • Alle relevante informatie van de Braille Autoriteit is beschikbaar en opvraagbaar voor iedereen, waarbij door de Convenanthouders gewaakt wordt over de toegankelijkheid van de verstrekte informatie.
  • Klachten van individuele gebruikers over braille kunnen gemeld worden via reguliere klachtenprocedures van de deelnemende organisaties. Elke klacht die binnen de reikwijdte van de Braille Autoriteit valt, wordt behandeld door de Braille Autoriteit.

Individuele gebruikers (die niet zijn verenigd in organisaties) zijn geen officiële partij in het Convenant.

4 VERPLICHTINGEN

Convenanthouders zijn ten aanzien van de Braille Autoriteit tot het navolgende verplicht:

  • Convenanthouders onderschrijven doelstellingen, visie, missie en samenstelling van de Braille Autoriteit.
  • Convenanthouders dragen de Standaarden & Richtlijnen actief uit en passen deze toe in hun producten.
  • Convenanthouders verplichten zich tot oprichting van de Braille Autoriteit als een (van de Convenanthouders) onafhankelijke entiteit (bijvoorbeeld als een Belgische IVZW of een Taalunie-commissie) met overeenkomstige doelstellingen uiterlijk 2 jaar na ondertekening van het Convenant.
  • Convenanthouders erkennen en ondersteunen de Braille Autoriteit door:
    • De doelstellingen van de Braille Autoriteit en het keurmerk actief uit te dragen;
    • De financiële garantiestelling aan de Braille Autoriteit gestand te doen conform ondertekening voor in principe 3 jaar, periode 2018-2020, voor zover betreffende Convenanthouder genoemd wordt in het document “Clausule Financiële garantiestelling Braille Autoriteit”;
    • Bereidheid tot het beschikbaar stellen van expertise voor de (toekomstige) werkgroepen van de Braille Autoriteit;
    • Op uitnodiging deel te nemen aan bijeenkomsten van de Convenanthouders in het kader van de Braille Autoriteit en aan het Besluitvormend comité van de Braille Autoriteit;
    • Halfjaarlijks aan de Braille Autoriteit te rapporteren over de klachten, die via de klachtenprocedure zijn binnengekomen en over de afhandeling daarvan.

5 BESLUITVORMEND COMITé

  • Convenanthouders accorderen middels ondertekening de benoeming van het Besluitvormend comité.
  • Besluitvormend comité zal de besturing en verdere ontwikkeling van de Braille Autoriteit conform onderstaande punten uitvoeren. Het Besluitvormend comité heeft het mandaat namens Convenanthouders besluiten te nemen en in operationele zaken op te treden als de Braille Autoriteit.
  • Het Besluitvormend comité heeft als belangrijke opdracht binnen haar bestuursperiode de Braille Autoriteit als een (van de Convenanthouders) onafhankelijke entiteit (bijvoorbeeld als een Belgische IVZW of een Taalunie-commissie) op te richten met een passend statuut en huishoudelijk reglement. Daarnaast is het Besluitvormend comité eindverantwoordelijk voor alle activiteiten en (het beheer van) de producten van de Braille Autoriteit.
  • Het Besluitvormend comité bestaat uit minimaal 5 en maximaal 7 personen. Zij kiezen een voorzitter, een vicevoorzitter en een secretaris/penningmeester uit hun midden. Deelnemers aan het Besluitvormend comité worden op voordracht benoemd voor de periode van maximaal 2 jaar met maximaal 1 verlenging voor dezelfde duur. De inzet in tijd per jaar per deelnemer wordt geschat op 100 uur (ongeveer 5%). Het Besluitvormend comité verzoekt om voordracht van een nieuwe kandidaat aan Convenanthouders bij noodzaak tot vervanging van een comitélid.
  • Een Convenanthouder is met maximaal één persoon vertegenwoordigd in het Besluitvormend comité.
  • In het Besluitvormend comité zal namens de brailleproducenten plaats zijn voor maximaal 1 vertegenwoordiger uit Nederland en maximaal 1 uit Vlaanderen. Deze vertegenwoordigers zullen nimmer (vice)voorzitter van het Besluitvormend comité zijn.
  • Tevens zal minimaal 1 zetel in het Besluitvormend comité bezet worden door een vertegenwoordiger uit de braillegebruikersgroep. Daarnaast zal een evenredige vertegenwoordiging vanuit de dienstverlenende sector, zoals onderwijs en algemene lectuur, nagestreefd worden.
  • Het Besluitvormend comité bestaat bij aanvang van het Convenant uit:
    • Voorzitter: Monique Oudshoorn (VOL)
    • Vice-voorzitter:
    • Secretaris/Penningmeester: Marcel Janssen (Visio)
    • Comitélid 1: Mia Engels (Transkript)
    • Comitélid 2: Bart Simons (BLL)
    • Comitélid 3: Andrea Haklander (CBB)
    • Comitélid 4: Catia Cucchiarini (Taalunie)
  • In het Besluitvormend comité worden besluiten op basis van unanimiteit genomen.
  • Is consensus niet mogelijk, dan wordt een beslissing in stemming gebracht en beslist de meerderheid.
  • Alle besluiten worden voor zover relevant gepubliceerd.

6 GOVERNANCE

  • De producten binnen de Braille Autoriteit komen tot stand via werkgroepen.
  • Werkgroepen worden per opdracht/taak onder regie van de Braille Autoriteit samengesteld. Naast medewerkers van Convenanthouders kunnen ook deskundigen van daarbuiten participeren.
  • Alle resultaten worden ter besluitvorming voorgelegd aan het Besluitvormend comité.
  • Het Besluitvormend comité kan tijdelijke werkgroepen in het leven roepen, waaronder de volgende werkgroepen standaardontwikkeling, communicatie & website en kwaliteitsmonitoring.

7 PROCEDURES

Financiering

  • Het minimale budget voor de Braille Autoriteit is vastgesteld op 3 x € 50K jaarlijks en dat voor een opstartperiode van 3 jaar, periode 2018-2020, zonder verdere indexering. De geschatte jaarlijkse kosten voor een functionerende Braille Autoriteit bestaan uit de volgende posten:
    • Eenmalige kosten (aanvullend te financieren):
      • Juridische opstartkosten: € 1.000
      • Launching-event Braille Autoriteit: € 10.000
    • Geschatte jaarlijkse kosten:
      • 2 Standaardisatierondes werkgroepen per jaar: € 15.000 (2 x € 7.500)
      • Inkoop van 0,25 fte: € 15.000
      • Vacatiegelden voor deelnemers Besluitvormend comité: € 8400 (12 x 7 x € 100 pm)
      • Reis- en facilitaire onkosten: € 5.000
      • Kantoorkosten: € 6000
      • Websiteonderhoud en hosting: € 5.000
      • Kosten emailmarketing: PM
      • (Optioneel: tweejaarlijks event: € 25.000)
  • Convenanthouders zijn overeengekomen dat het benodigde jaarbudget van €50K voor €35K uit Nederland en voor €15K uit Vlaanderen gegarandeerd wordt. Partijen in Nederland alsook in Vlaanderen zijn onderling overeengekomen hoe de onderliggende bedragen bijeengebracht worden. Deze financiële afspraak genaamd “Clausule Financiële garantiestelling Braille Autoriteit” is als bijlage aan het Convenant gekoppeld en daarmee schriftelijk aan Convenanthouders en aan het Besluitvormend comité bevestigd.
  • De Koninklijke Bibliotheek onderschrijft het belang van de Braille Autoriteit en zegt een eenmalige financiële bijdrage toe aan de Braille Autoriteit ter hoogte van € 45.000,- voor de periode 2018-2020. Vanuit haar wettelijke verantwoordelijkheid voor de instandhouding van de bibliotheekvoorziening voor mensen met een leesbeperking verleent de Koninklijke Bibliotheek jaarlijks subsidies voor de uitvoer hiervan. Zij ziet daarom af van ondertekening van het Convenant en de “Clausule Financiële garantiestelling Braille Autoriteit”.
  • Overige Convenanthouders, niet genoemd in “Clausule Financiële garantiestelling Braille Autoriteit”, worden gevraagd jaarlijks een vrijwillige bijdrage aan de Braille Autoriteit te doen.
  • Het Besluitvormend comité zal Convenanthouders schriftelijk verzoeken tot het voldoen van de bedragen o.v.v. de betaal- en referentiegegevens.
  • Het Besluitvormend comité zal Convenanthouders voor 1 november 2018 schriftelijk informeren en consulteren ingeval van een noodzaak de budgetverdeling 2019 en 2020 t.o.v. 2018 bij te stellen.
  • De navolgende Convenanthouders stellen zich garant voor ondersteuning in natura betreffende faciliteiten en administratieve ondersteuning: Taalunie.
  • De inzet van medewerkers ten behoeve van werkgroepen en zelf te maken kosten worden door betreffende organisatie zelf gedragen.
  • Daarnaast behoeft de Braille Autoriteit ondersteuning van een kleine staf (betreft communicatie, contentmanagement website, administratie en financiën).
  • Het Besluitvormend comité dient zo spoedig mogelijk de structurele financiering van de Braille Autoriteit invulling te geven in overleg met de betrokken subsidiegevers. Hierbij dienen zowel de extra te maken (externe) kosten van de Braille Autoriteit alsook de te maken kosten van de betrokken Convenanthouders, bijvoorbeeld in de vorm van deelname aan de werkgroepen, te worden meegenomen.

Duur van het Convenant

  • Convenanthouders zijn gehouden aan de onderlinge afspraken in dit Convenant voor de periode tot het moment van oprichting van de Braille Autoriteit als een (van de Convenanthouders) onafhankelijke entiteit (bijvoorbeeld als een Belgische IVZW of een Taalunie-commissie).
  • Bij oprichting van de Braille Autoriteit als onafhankelijke entiteit wordt het Besluitvormend comité opgeheven. Activiteiten, bezittingen en verplichtingen gaan over op de Braille Autoriteit als entiteit e.e.a. in overeenstemming met de juridische vorm, die de Braille Autoriteit alsdan zal gaan aannemen.
  • De ontbinding van het Convenant wordt schriftelijk bekendgemaakt aan Convenanthouders.

Bijlagen

Een aantal aanvullende procedures zijn uitgewerkt en vermeld als bijlage:

  1. Procedure Wijzigingen Standaarden & Richtlijnen, vaststelling en publicatie
  2. Procedure Toevoegen van organisaties tot het Convenant. Verlaten van het Convenant.
  3. Procedure Verantwoording financiën

BIJLAGE: Procedures

Bijlage 1: Procedure Wijzigingen Standaarden & Richtlijnen, vaststelling en publicatie

  • Op braille-autoriteit.org kunnen gebruikers een inlog-account maken
  • Door in te loggen kunnen gebruikers een nieuw wijzigingsverzoek (RFC) aanmaken
  • Alle wijzigingsverzoeken worden, ongeacht hun status, in volledigheid op de website vermeld.
  • Wijzigingsverzoeken worden ingedeeld naar de (sub)sectie van de Standaarden & Richtlijnen waar het verzoek betrekking op heeft.
  • Door de betreffende werkgroep voor de (sub)sectie waar het verzoek betrekking op heeft, wordt de wijziging beoordeeld en zonodig geredigeerd.
  • Door de status van een wijzigingsverzoek op een van de vervolgstatussen te zetten, kunnen ingelogde gebruikers commentaar geven op wijzigingsverzoeken.
  • Indien er geen werkgroep actief is, wordt een verzoek voorgelegd aan een externe, ter zake kundige specialist. Deze specialist kan dan namens de Braille Autoriteit de discussie over betreffende wijzigingsverzoek modereren.
  • Alleen de Braille Autoriteit kan een wijzigingsverzoek goedkeuren.
  • Afgewezen verzoeken worden met onderbouwing op status “Afgewezen” gezet.
  • Alle communicatie over wijzigingsverzoeken is volledig publiekelijk toegankelijk.
  • De Braille Autoriteit en haar werkgroepen behouden zich het recht voor niet ter zake doend of onwelvoeglijk taalgebruik te verwijderen.
  • Goedgekeurde wijzigingen worden door de betreffende werkgroep gebundeld tot een nieuwe conceptversie van de standaard. De beschrijving van enige standaard wordt gewijzigd op het tekstonderdeel waarop de goedgekeurde wijziging betrekking heeft. In de tekst wordt een anchor opgenomen naar het wijzigingsverzoek dat aanleiding gaf tot de wijziging.
  • Conceptversies (of RC-versies; Release Candidate) worden met de aanduiding “Concept” in de titel vermeld op de website.
  • Alleen de Braille Autoriteit kan een nieuwe versie van een (sub)sectie van de standaard vaststellen inclusief de effectieve datum waarop de standaard van kracht wordt.
  • De effectieve datum van de standaard zal in de naam van de standaard zichtbaar zijn door de toevoeging .1 of .2 in het betreffende jaar waarin de standaard wordt vastgesteld. De goedkeuringsprocedure gaat uit van maximaal twee vaststellingsrondes per jaar.

Bijlage 2: Procedure Toevoegen van organisaties tot het Convenant. Verlaten van het Convenant.

  • Op braille-autoriteit.org wordt de tekst van het Convenant als een normale content pagina gepubliceerd.
  • Ondertekenaars van het Convenant worden onderaan de pagina vermeld inclusief organisatienaam, naam van de vertegenwoordiger en de ondertekeningsdatum.
  • Nieuwe toetreders tot het Convenant worden door het Besluitvormend comité voorgedragen. Het comité beoordeelt de aanvraag en keurt deze goed of af.
  • Na goedkeuring zal de nieuwe Convenanthouder vermeld worden op de website en mag deze Convenanthouder deze status ook bekendmaken.
  • Opzeggingen worden via een schriftelijk verzoek aan de Braille Autoriteit kenbaar gemaakt met uittredingsdatum. Per die datum wordt de Convenanthouderslijst op de website gewijzigd.

Bijlage 3: Procedure Verantwoording financiën

  • Deze procedure is geldig, zolang als de Convenant-fase voortduurt of zolang als niet door de Convenanthouders – met gewone meerderheid van stemmen – tot een andere procedure wordt besloten.
  • Alle bijdragen voor de Braille Autoriteit worden overgemaakt op het rekeningnummer op naam van de Taalunie:: NL52 ABNA 0523 6386 04. Het als referentie te vermelden activiteitnummer is nog niet bekend.
  • Voorzitter en penningmeester van het Besluitvormend comité zijn verantwoordelijk voor de financiële huishouding van het Besluitvormend comité en zijn gezamenlijk bevoegd tot het geven van betalingsopdrachten. De Taalunie verricht de betalingen.
  • Alle boekhoudkundige verrichtingen gebeuren door de Taalunie volgens de principes van een vereenvoudigde boekhouding. De boekhouding wordt bewaard op de zetel van de Taalunie.
  • Alle verrichtingen worden zonder uitstel, getrouw, op volledige wijze en naar tijdsorde ingeschreven: volgens datum; met volgnummer, omschrijving en een verwijzing naar een gedagtekend verantwoordingsstuk.
  • Alle verantwoordingsstukken worden gedurende zeven jaar bewaard, en zo wenselijk na oprichting van de Braille Autoriteit als zelfstandige juridische entiteit, aan de Braille Autoriteit over gedragen.
  • De Taalunie levert kwartaaloverzichten van de boekhouding aan het Besluitvormend comité.
  • Na afsluiting van het boekjaar wordt door de Taalunie een jaarrekening opgemaakt, waarin de Braille Autoriteit als activiteit wordt verantwoord. Daarnaast zal een jaarverslag worden opgemaakt, welke een getrouw beeld van het vermogen, de financiële positie en het resultaat van de Braille Autoriteit geeft.
  • De boekhouder wordt bij afsluiting van elk boekjaar gecontroleerd door een kascommissie bestaande uit de voorzitter en de penningmeester.
  • De Braille Autoriteit verbindt er zich toe een inventaris op te maken van al haar bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen en stelt hiertoe waarderingsregels op.
  • Handtekeningsbevoegdheid:
    • alle betalingen tot 5K kunnen uitgevoerd worden door één volmachthebber.
    • voor betalingen die hoger liggen dan 5K is de handtekening van een tweede volmachthebbers vereist.
  • Bij ontbinding en vereffening van de Braille Autoriteit neemt het Besluitvormend comité met unanimiteit van stemmen een besluit over de herbesteding van de financiële middelen. Zo nodig worden de Convenanthouders geraadpleegd.